総務部門の現状

社会環境の変化への対応やイノベーションの推進など、今やどの企業も市場での競争に打ち勝つため「総力戦」を求められる時代になっており、総務部門もより付加価値を提供し、事業目標の達成に貢献することを求められるようになってきました。また働き方改革やダイバーシティーへの取り組みなど、経営、人事、総務、ITなど部門横断方で取り組むべき経営課題も多くなり、総務が果たすべき機能はますます広がり、かつ高度化、複雑化しています。一方その業務を担う総務部門の社員は高齢化が進み、労働力不足もあって退職した社員の補充も思うようにすすまないのが実情のようです。

もともと総務業務の中には属人化、ブラックボックス化した業務プロセスが多く、業務引継ぎや、外注化の流れのなかで、総務部門がその機能を果たしていく上で不可欠な知識、知財、ノウハウが徐々に失われています。総務部門は適切な職場環境の提供だけでなく、サービスの提供を通して会社のカルチャー作りの一端を担い、社員のコミュニケーションの活性化を促進する潤滑油の役目を持っています。その総務の機能が弱まり、その潤滑油があちらこちらで切れはじめて異音が出始めているにも関わらず、それがまだ致命的な問題を引き起こしていないため、経営陣も潤滑油を補充しようというアクションを取るまでには至っていません。

また総務はリスク管理や災害対策本部の運営など、非常時の対応において大きな役割を担っています。東日本大震災から6年が過ぎ、「咽元過ぎれば」の諺通り、日々の業務に忙殺される中で総務が果たすべきこの機能の重要性についても、会社全体の中で優先順位が次第に下がってしまっているケースも多いのではないでしょうか。

  • 「茹で蛙」にならないために

    このように総務部門の知財やノウハウの流出、損失は、総務部門が持つ業務支援、生活支援機能に低下をもたらし、人材の採用と維持、モチベーション、従業員エンゲージメントなど、「人」に大きな悪影響をおよぼすとともに、非常時の防災体制にも支障をきたし、事業の継続に大きな支障が発生することになります。緩慢に進行する機能低下を見過ごし、ついには死を迎えるという「茹で蛙」状態に陥らないようにするためにも、総務機能の低下を食い止め、本来持つべき機能を維持するだけでなく、さらに強化して組織や企業を活性化させることが今求められています。

    GSIでは、こうした総務部門が抱えている課題や取り組むべき方向性に対して簡易的な「総務機能診断」から改善/改革をサポートするソリューションをクライアントニーズに合せて提供し、総務部門に関わるコストの削減のみならず、社員業務の効率化・人材不足の解消などの仕組み作りのコンサルテーションを実施いたします。

  • 総務機能診断(結果例)

    「総務機能診断」では総務部門の現状をワークショップ・簡易アセスメントにより現状可視化するサービスとなっております。確認項目12個に対して「健康」「深刻度:ステージ1」「ステージ2」「ステージ3」の4段階を設定しており、総務部門が置かれている状況を客観的立ち位置から診断させて頂きます。